Niekedy v minulosti ste pozbierali kontakty z objednávok či inými spôsobmi a teraz neviete čo s nimi? Je dobré mať o užívateľoch v tejto databáze informácie, z ktorého zdroja ich kontakt máte. Viete, aké osobné údaje môžete v emailovej databáze uchovávať?
Vždy treba mať súhlas
Pokiaľ ide o zákazníkov z objednávok, túto databázu môžete ďalej používať na účely marketingových aktivít. Pozor, tu je nutné mať na webe tzv. oprávnený súhlas.
Ak však pri časti databázy neviete, odkiaľ ste kontakt získali, je potrebné pristupovať k celej databáze trošku inak. Záleží na tom, či ste kontakty získali z pop-up okna, súťaží alebo iným spôsobom. V tomto prípade je potrebné použiť reaktivačnú kampaň, t. z. poslať týmto zákazníkom kampaň, v ktorej sa ich spýtate a dáte im dobrovoľnú možnosť, či môžete s ich údajmi ďalej pracovať a využívať ich na marketingové účely. Ak vám súhlas nedajú, bohužiaľ.
Oprávnený záujem a súhlas
Pomocou oprávneného záujmu môžete posielať newsletter, iba ak bola splnená informačná povinnosť. Podmienkou však je, aby takýto newsletter nebol personalizovaný a nebol profilovaný. Pokiaľ máte plnohodnotný súhlas, môžete rozosielať reklamný newsletter a môžete pracovať s údajmi, s ktorými používateľ súhlasil.
IT riešenia
V mnohých malých a stredných podnikoch nie sú bežné IT riešenia také sofistikované. Pokiaľ ide o emaily, zvyčajne používajú svoj výmenný server a ich lokálne emailové systémy, ako je Outlook na pracovných počítačoch zamestnancov. Vyhľadávanie a hľadanie starých emailov s osobnými informáciami sa dá dosiahnuť v systéme MS Exchange. Tieto emaily možno identifikovať, presunúť do špeciálneho úložného priestoru a potom ich bezpečne vymazať pomocou špeciálneho softvéru na vymazanie. Vyhľadávanie a odstránenie takýchto emailov v počítači zamestnancov môže byť taktiež jednoduché. Po ich identifikácii môžu byť presunuté do určeného úložiska a potom aj bezpečne odstránené špecializovaným riešením na vymazanie údajov. Môže to byť vykonané buď v klientskom počítači alebo prostredníctvom sieťového pripojenia správcom IT. Obidva procesy fungujú len pre tie emaily, ktoré sú aktívne na klientskom počítači.
Zálohované emaily
Z technického hľadiska môžete nájsť a bezpečne vymazať len emaily, ktoré sú stále aktívne alebo prístupné na serveri. Pre dodržiavanie pravidiel GDPR predstavujú hrozbu emaily v zálohách, pre ktoré zatiaľ nie sú žiadne jednoduché riešenia. Zálohované emaily je možné nájsť, obnoviť a extrahovať. Keď však bezpečne vymažete osobné údaje a emaily zo zálohovanej poštovej schránky, môžete zostávajúce emaily uložiť ako úplne novú zálohu, najmä ak je záloha uložená na kazetu.
Teraz sú na rade spoločnosti, ktoré implementujú vysoko integrované riešenia alebo majú aspoň systém na archivovanie emailov, ktorý dokáže spracovať, ukladať a zálohovať všetky dáta pod jednou „kapotou“. V prípade potreby sú tiež schopné bezpečne ich odstrániť. Použitie takého špecializovaného archívneho riešenia môže byť najlepším spôsobom, ako byť v súlade s nariadením GDPR. Pokročilejšie riešenie, ktoré kombinuje oveľa viac moderných nástrojov na riadenie a spracovanie podnikania, ako je napríklad CRM, podnikové CMS a ďalšie, je najlepším riešením, aby sa predišlo obrovským pokutám.