Situácia
Mesto plánovalo zorganizovať veľké kultúrno-spoločenské podujatie s tisíckami účastníkov. Súčasťou programu mala byť bohatá fotodokumentácia, videozáznam, živé prenosy a aj sprievodné súťaže so zberom osobných údajov. Vedenie mesta si však nebolo isté, aké pravidlá podľa GDPR musia dodržať, aby sa vyhli riziku porušenia zákona a následným sankciám.

Ako sme pomohli

• Analýza plánovaných aktivít: Prešli sme si detailne všetky časti podujatia – od fotenia a natáčania, cez spracovanie záznamov až po marketingové aktivity mesta.
• Nastavenie správnych postupov: Odporučili sme, ako správne nastaviť informačné tabule pre návštevníkov, ako formulovať súhlasy so spracúvaním osobných údajov pri súťažiach a ako postupovať pri zverejňovaní fotografií a videí.
• Dokumentácia a právne krytie: Vypracovali sme potrebnú GDPR dokumentáciu (informačné povinnosti, interné záznamy o spracovaní) a pripravili vzory oznámení pre účastníkov.
• Školenie organizátorov: Zabezpečili sme krátke praktické školenie pre zamestnancov mesta a dobrovoľníkov, aby vedeli, ako postupovať priamo na mieste pri prípadných otázkach od občanov.

Výsledok
Podujatie sa uskutočnilo bez akýchkoľvek komplikácií alebo sťažností zo strany účastníkov. Mesto malo všetky procesy v súlade s GDPR, čo posilnilo jeho dôveryhodnosť a ukázalo občanom, že aj pri veľkých verejných akciách je ochrana osobných údajov braná vážne.