Problémy osobných údajov v emailovej databáze

Problémy osobných údajov v emailovej databáze

Niekedy v minulosti ste pozbierali kontakty z objednávok či inými spôsobmi a teraz neviete čo s nimi? Je dobré mať o užívateľoch v tejto databáze informácie, z ktorého zdroja ich kontakt máte. Viete, aké osobné údaje môžete v emailovej databáze uchovávať?

Vždy treba mať súhlas

Pokiaľ ide o zákazníkov z objednávok, túto databázu môžete ďalej používať na účely marketingových aktivít. Pozor, tu je nutné mať na webe tzv. oprávnený súhlas.

Ak však pri časti databázy neviete, odkiaľ ste kontakt získali, je potrebné pristupovať k celej databáze trošku inak. Záleží na tom, či ste kontakty získali z pop-up okna, súťaží alebo iným spôsobom. V tomto prípade je potrebné použiť reaktivačnú kampaň, t. z. poslať týmto zákazníkom kampaň, v ktorej sa ich spýtate a dáte im dobrovoľnú možnosť, či môžete s ich údajmi ďalej pracovať a využívať ich na marketingové účely. Ak vám súhlas nedajú, bohužiaľ.

Oprávnený záujem a súhlas

Pomocou oprávneného záujmu môžete posielať newsletter, iba ak bola splnená informačná povinnosť. Podmienkou však je, aby takýto newsletter nebol personalizovaný a nebol profilovaný. Pokiaľ máte plnohodnotný súhlas, môžete rozosielať reklamný newsletter a môžete pracovať s údajmi, s ktorými používateľ súhlasil.

IT riešenia

V mnohých malých a stredných podnikoch nie sú bežné IT riešenia také sofistikované. Pokiaľ ide o emaily, zvyčajne používajú svoj výmenný server a ich lokálne emailové systémy, ako je Outlook na pracovných počítačoch zamestnancov. Vyhľadávanie a hľadanie starých emailov s osobnými informáciami sa dá dosiahnuť v systéme MS Exchange. Tieto emaily možno identifikovať, presunúť do špeciálneho úložného priestoru a potom ich bezpečne vymazať pomocou špeciálneho softvéru na vymazanie. Vyhľadávanie a odstránenie takýchto emailov v počítači zamestnancov môže byť taktiež jednoduché. Po ich identifikácii môžu byť presunuté do určeného úložiska a potom aj bezpečne odstránené špecializovaným riešením na vymazanie údajov. Môže to byť vykonané buď v klientskom počítači alebo prostredníctvom sieťového pripojenia správcom IT. Obidva procesy fungujú len pre tie emaily, ktoré sú aktívne na klientskom počítači.

Zálohované emaily

Z technického hľadiska môžete nájsť a bezpečne vymazať len emaily, ktoré sú stále aktívne alebo prístupné na serveri. Pre dodržiavanie pravidiel GDPR predstavujú hrozbu emaily v zálohách, pre ktoré zatiaľ nie sú žiadne jednoduché riešenia. Zálohované emaily je možné nájsť, obnoviť a extrahovať. Keď však bezpečne vymažete osobné údaje a emaily zo zálohovanej poštovej schránky, môžete zostávajúce emaily uložiť ako úplne novú zálohu, najmä ak je záloha uložená na kazetu.

Teraz sú na rade spoločnosti, ktoré implementujú vysoko integrované riešenia alebo majú aspoň systém na archivovanie emailov, ktorý dokáže spracovať, ukladať a zálohovať všetky dáta pod jednou „kapotou“. V prípade potreby sú tiež schopné bezpečne ich odstrániť. Použitie takého špecializovaného archívneho riešenia môže byť najlepším spôsobom, ako byť v súlade s nariadením GDPR. Pokročilejšie riešenie, ktoré kombinuje oveľa viac moderných nástrojov na riadenie a spracovanie podnikania, ako je napríklad CRM, podnikové CMS a ďalšie, je najlepším riešením, aby sa predišlo obrovským pokutám.

 

Pomohli sme už viac ako

12 000 klientom

Kompletná starostlivosť od

10€ / mesačne s poistením

Ďalšie zaujímavé články

Kontakt

Kontaktný formulár

Neviete sa rozhodnúť, ktoré z našich služieb naozaj potrebujete?
Napíšte nám a my vám vytvoríme nezáväznú ponuku na mieru.



    Sme silný partner pre váš biznis

    Infolinka:

    02/ 800 800 80

    Osobnyudaj.sk, s.r.o.
    Mlynské Nivy 5 821 09 Bratislava – mestská časť Ružinov

    Najčastejšie otázky

    Dôverujú nám stovky klientov po celom Slovensku

    Whistleblowing

    Aké povinnosti má zamestnávateľ v oblasti ochrany oznamovateľov protispoločenskej činnosti?

    Zamestnávateľ má v oblasti ochrany oznamovateľov protispoločenskej činnosti niekoľko kľúčových povinností. Po prvé, musí určiť zodpovednú osobu alebo organizačnú zložku, ktorá bude na úseku oznamovania protispoločenskej činnosti zabezpečovať náležité postupy a vybavovanie týchto oznámení. Tento zástupca musí byť nestranný a dôkladne oboznámený so zákonnými povinnosťami v tejto oblasti.

    Zamestnávateľ tiež musí zaviesť spôsob, akým môžu zamestnanci oznamovať protispoločenskú činnosť, a to spôsobom, ktorý chráni ich identitu a zabezpečuje anonymitu. Okrem toho je povinný vydať vnútorné predpisy, ktoré upravia podrobnosti oznamovania a spracovávania týchto oznámení, aby boli jasne definované postupy a zaistená ochrana oznamovateľov pred odvetnými opatreniami.



    Čo je protispoločenská činnosť?

    Protispoločenská činnosť označuje konanie alebo správanie jednotlivca, či skupiny, ktoré je v rozpore s akceptovanými normami, hodnotami a zákonmi spoločnosti. Ide o činnosti, ktoré majú negatívny dopad na spoločnosť alebo jednotlivcov, pričom môžu zahŕňať rôzne formy kriminality alebo neetického správania. Na Slovensku je protispoločenská činnosť definovaná v zákone č. 54/2019 Z.z., ktorý odkazuje na ustanovenia iných právnych predpisov.

    Tento zákon sa zaoberá trestnými činmi a správnymi deliktmi, ktoré sú považované za závažné. Protispoločenská činnosť môže mať rôzne podoby, od korupcie a podvodov po environmentálne alebo pracovné zneužívanie. Je dôležité, aby tieto činnosti boli odhalené a náležite potrestané, aby sa zachovala integrita spoločnosti a zabezpečila jej ochrana pred škodlivými aktivitami.

    Kto je whistleblower?

    Whistleblower je osoba, ktorá odhaľuje nezákonné, neetické alebo neprimerané činnosti v organizácii alebo vo verejnom sektore. Môže ísť o aktuálneho alebo bývalého zamestnanca, ako aj člena širšej verejnosti, ktorý sa rozhodne upozorniť na závažné problémy v prostredí, v ktorom pôsobí. Tieto činnosti môžu zahŕňať korupciu, podvody, zneužívanie moci alebo nelegálne praktiky.

    Motiváciou whistleblowera je často snaha chrániť verejný záujem, zabrániť škodám alebo zlepšiť fungovanie organizácie, či spoločnosti. Môže ho k tomu viesť aj obava o etiku, zákonitosť alebo bezpečnosť, pričom sa rozhodne o daných praktikách informovať vedenie organizácie alebo verejnosť. Ochrana týchto osôb je kľúčová, aby sa zabezpečila transparentnosť a zodpovednosť v organizáciách.



    Čo je whistleblowing?

    Whistleblowing, alebo oznamovanie protispoločenskej činnosti, je proces, pri ktorom jednotlivci, nazývaní whistlebloweri, odhaľujú nezákonné alebo neetické činnosti vo svojich organizáciách alebo vo verejnej správe. Môže ísť o rôzne formy nekalých praktík, ako je korupcia, podvody, zneužívanie moci, environmentálne škody alebo porušovanie práv zamestnancov.

    Tento proces môže prebiehať interne v rámci organizácie alebo verejne, keď sa whistleblower rozhodne informovať médiá, regulačné orgány alebo iné inštitúcie. Cieľom whistleblowingu je zabrániť škodlivým aktivitám, ochrániť verejný záujem a podporiť transparentnosť v organizáciách. Ochrana whistleblowerov je kľúčová, aby sa títo jednotlivci nebáli nahlasovať nezákonné správanie a preto im zákony poskytujú právnu ochranu pred odvetnými opatreniami.



    Čo znamená ochrana oznamovateľa?

    Ochrana oznamovateľa je dôležitým právnym nástrojom, ktorý zaručuje bezpečnosť a právnu ochranu jednotlivcom, ktorí sa rozhodnú nahlásiť nezákonné alebo neetické konanie vo svojej organizácii. Zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti zaručuje, že tí, ktorí odhalia nezákonné konanie, ako je korupcia alebo podvody, nebudú vystavení odvetným opatreniam zo strany svojich zamestnávateľov.

    Táto ochrana zahŕňa anonymitu oznamovateľa, ako aj zákaz akýchkoľvek negatívnych dôsledkov v súvislosti s nahlásením. Cieľom tejto legislatívy je podporiť zodpovednosť a transparentnosť vo verejných a súkromných inštitúciách, a zároveň zabezpečiť spravodlivosť pri odhaľovaní a potieraní protizákonných praktík. Oznamovatelia sú kľúčoví v boji proti korupcii a nelegálnym aktivitám, preto im zákon poskytuje silnú právnu ochranu.