Problémy osobných údajov v emailovej databáze

 

Niekedy v minulosti ste pozbierali kontakty z objednávok či inými spôsobmi a teraz neviete čo s nimi? Je dobré mať o užívateľoch v tejto databáze informácie, z ktorého zdroja ich kontakt máte. Viete aké osobné údaje môžete v e-mailovej databáze uchovávať?

Vždy treba mať súhlas

Pokiaľ sa jedná o zákazníkov z objednávok túto databázu môžete ďalej používať na účely marketingových aktivít. Pozor, tu je nutné mať na webe tzv. oprávnený súhlas.

Ak však u časti databázy neviete odkiaľ ste kontakt získali, je potrebné pristupovať k celej databáze trošku inak. Záleží na tom, či ste kontakty získali z pop-up okna, súťaží alebo iným spôsobom. V tomto prípade je potrebné použiť reaktivačnú kampaň. Skrátka poslať na týchto zákazníkov kampaň, v ktorej sa ich spýtate a dáte im dobrovoľnú možnosť, či môžete s ich údajmi ďalej pracovať a využívať ich na marketingové účely. Ak vám súhlas nedajú  bohužiaľ.

Oprávnený záujem a súhlas

Pomocou oprávneného záujmu môžete posielať newsletter, iba ak bola splnená informačná povinnosť. Podmienkou však je, aby takýto newsletter nebol personalizovaný a nebol profilovaný. Pokiaľ máte plnohodnotný súhlas, môžete rozosielať reklamný newsletter a môžete pracovať s údajmi, s ktorými používateľ súhlasil.

IT riešenia

V mnohých malých a stredných podnikoch nie sú bežné IT riešenia také sofistikované. Pokiaľ ide o e-maily, zvyčajne používajú svoj výmenný server a ich lokálne e-mailové systémy, ako je Outlook na pracovných počítačoch zamestnancov. Vyhľadávanie a hľadanie starých e-mailov s osobnými informáciami sa dá dosiahnuť v systéme MS Exchange. Tieto e-maily možno identifikovať, presunúť do špeciálneho úložného priestoru a potom ich bezpečne vymazať pomocou špeciálneho softvéru na vymazanie. Vyhľadávanie a odstránenie takýchto e-mailov v počítači zamestnancov môže byť taktiež jednoduché. Po ich identifikácii môžu byť presunuté do určeného úložiska a potom aj bezpečne odstránené špecializovaným riešením na vymazanie údajov. Môže to byť vykonané buď v klientskom počítači alebo prostredníctvom sieťového pripojenia správcom IT. Obidva procesy fungujú len pre tie e-maily, ktoré sú aktívne na klientskom počítači.

Zálohované e-maily

Z technického hľadiska môžete len nájsť a bezpečne vymazať e-maily, ktoré sú stále nažive alebo prístupné na serveri. E-maily v zálohách predstavujú hrozbu pre dodržiavanie pravidiel GDPR a zatiaľ nie sú žiadne jednoduché riešenia. Zálohované e-maily je možné nájsť, obnoviť a extrahovať. Keď však bezpečne vymažete osobné údaje a e-maily zo zálohovanej poštovej schránky, môžete zostávajúce e-maily uložiť ako úplne novú zálohu, najmä ak je záloha uložená na kazetu.

Teraz sú na rade spoločnosti, ktoré implementujú vysoko integrované riešenia alebo majú aspoň systém na archivovanie e-mailov, ktorý dokáže spracovať, ukladať a zálohovať všetky dáta pod jednou kapotou. A ak je to potrebné, sú tiež schopné bezpečne odstrániť v prípade potreby. Použitie takého špecializovaného archívneho riešenia môže byť najlepším spôsobom, ako byť v súlade s nariadením GDPR. Pokročilejšie riešenie, ktoré kombinuje oveľa viac moderných nástrojov na riadenie a spracovanie podnikania, ako je napríklad CRM, podnikové CMS a ďalšie, je najlepším riešením, aby sa predišlo obrovským pokutám.


Zobraziť všetky novinky