Centrálny register zmlúv (CRZ) je verejný informačný systém, ktorý slúži na zverejňovanie zmlúv uzatvorených povinnými osobami, ako sú orgány verejnej moci, obce, mestá a iné subjekty. Jeho hlavným cieľom je zabezpečiť transparentnosť a verejnú kontrolu nad hospodárením s verejnými prostriedkami. Avšak, zverejnenie zmluvy v CRZ si vyžaduje dodržanie určitých pravidiel a postupov, aby sa predišlo chybám a sankciám. Poznáte ich všetky?
Časový rámec: Kedy a ako rýchlo zverejniť zmluvu?
Ako obec, VÚC či škola by ste mali mať vytvorený užívateľský účet na Centrálnom registri zmlúv, pretože od 31.3.2022 vznikla povinnosť zverejňovania zmlúv podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám.
Po zaregistrovaní môžete zmluvy zverejňovať. Hoci systém technicky umožňuje, aby s jedným prihlasovacím kontom pracovalo viacero ľudí súčasne, odporúčame každému užívateľovi vytvoriť si vlastný prístup. Dôvodom je predovšetkým potreba identifikácie osoby, ktorá vložila konkrétnu zmluvu.
Jednou z častých otázok je tiež, ako rýchlo po uzavretí zmluvy je potrebné ju zverejniť. Zákon o slobodnom prístupe k informáciám, 211/2000 Z. z., stanovuje, že zmluva sa musí zverejniť „bezodkladne“. Často sa v praxi stáva, že zmluvy nie sú na CRZ nahrávané okamžite, treba preto brať na vedomie, že zmluva nadobudne účinnosť až dňom nasledujúcim po jej zverejnení na CRZ. Dôležitým je tiež trojmesačný limit – ak sa zmluva do troch mesiacov od jej uzavretia nezverejní, zmluva sa považuje za neuzavretú. Samotné nahrávanie zmluvy staršej ako tri mesiac predstavuje aj problém so samotným nahraním na CRZ, keďže je to limitované.
Novinkou pri nahrávaní je, že povinná osoba už nie je povinná zverejniť zmluvu na svojom webovom sídle, na webe sa po novom zverejňuje len zmluva, ktorá sa nezverejňuje v CRZ (§ 5a ods. 211/2000 Z. z.).
Ako zverejniť zmluvu správne: Praktické tipy?
- Formát zmluvy: Zmluva musí byť zverejnená v elektronickej podobe, vo formáte PDF. Je dôležité, aby bol dokument prehľadný, čitateľný a prístupný pre verejnosť.
- Identifikačné údaje: Pri zverejňovaní zmluvy je potrebné uviesť presné identifikačné údaje oboch zmluvných strán, dátum uzavretia zmluvy, predmet zmluvy či hodnotu záväzku.
- Prílohy: Ak sú súčasťou zmluvy aj prílohy, je potrebné ich zverejniť spolu so samotnou zmluvou.
- Anonymizácia: V prípade, že zmluva obsahuje osobné údaje alebo obchodné tajomstvá, je potrebné ich anonymizovať, aby sa zabránilo porušeniu ochrany osobných údajov alebo obchodných záujmov. Potrebujete anonymizovať svoje údaje a zvykli ste to napr. prelepovať papierom či páskami? Nemusíte, máme na to službu, aby sme Vám ušetrili čas – www.anonymizer.sk
- Overenie údajov: Pred zverejnením zmluvy si dôkladne overte všetky údaje, aby ste sa uistili, že sú správne a úplné.
- Školenie zamestnancov: Pravidelne škoľte zamestnancov, ktorí sú zodpovední za zverejňovanie zmlúv, aby boli oboznámení s platnou legislatívou a správne anonymizovali údaje na zmluvách.
- Kontrola po zverejnení: Po zverejnení zmluvy si overte, či je správne zobrazená a či sú všetky údaje v poriadku.
Prečo je správne zverejnenie zmluvy dôležité?
Transparentnosť: Správne zverejnenie zmluvy zabezpečuje transparentnosť hospodárenia s verejnými prostriedkami a umožňuje verejnú kontrolu.
Zákonnosť: Nedodržanie zákonných požiadaviek na zverejňovanie zmlúv môže viesť k sankciám a právnym následkom.
Dôveryhodnosť: Správne zverejnenie zmluvy buduje dôveru verejnosti v orgány verejnej moci a iné povinné osoby. Dodržiavanie týchto tipov a postupov vám pomôže zverejniť zmluvy v Centrálnom registri zmlúv správne a efektívne. A ak budete potrebovať anonymizovať údaje, obráťte sa na nás.
