Ak plánujete presunúť účtovné údaje externej účtovníčke, je nevyhnutné vykonať niekoľko kľúčových krokov, aby ste zabezpečili plynulý a bezpečný prenos dát. Správny postup vám ušetrí čas, minimalizuje riziko chýb a zabezpečí dodržiavanie legislatívnych požiadaviek.
Externá účtovníčka často preberá agendu od interného pracovníka alebo predchádzajúcej účtovníckej firmy. V oboch prípadoch je dôležité, aby ste mali všetko pripravené a mohli jej poskytnúť všetky dôležité údaje v zrozumiteľnej a spracovateľnej forme. Okrem toho treba zvážiť aj otázky bezpečnosti, prístupových práv a dohôd o ochrane osobných údajov (napríklad GDPR).
V nasledujúcich kapitolách si krok za krokom vysvetlíme, aký je optimálny postup pri odovzdaní účtovnej agendy a dát externej účtovníčke, na čo si dať pozor a aké dokumenty či technické zabezpečenia je vhodné pripraviť. Poradíme vám aj, ako čo najlepšie spolupracovať do budúcnosti a minimalizovať riziká pri spracovaní účtovníctva treťou stranou.
Príprava pred samotným presunom údajov
Skôr než pristúpite k samotnému prenosu údajov, je nevyhnutné zabezpečiť dôkladnú prípravu. Táto fáza rozhodne o tom, ako hladko bude spolupráca prebiehať.
Identifikácia a zhodnotenie dát
Začnite identifikáciou toho, ktoré údaje bude externá účtovníčka potrebovať a aké formáty sú najvhodnejšie. Zvyčajne sem patria nasledovné súbory a informácie:
- Účtovné knihy (hlavná kniha, denník, kniha faktúr)
- Daňové priznania a výkazy (DPH, DPPO, mzdy)
- Zmluvy, faktúry, bankové výpisy
- Mzdy a záznamy o zamestnancoch
Kontrola a záloha údajov
Pred odovzdaním údajov odporúčame vykonať ich zálohovanie. Môžete použiť napríklad cloudové úložiská alebo externé disky.
Zároveň je vhodné skontrolovať úplnosť a aktuálnosť dát, aby externá účtovníčka nemusela v budúcnosti žiadať opravy alebo doplnenia dodatočne.
Právna ochrana spolupráce a osobných údajov
Uzavretie zmluvy o spracovaní osobných údajov
Ak účtovníčka spracúva údaje vašich zamestnancov, klientov alebo obchodných partnerov, je nevyhnutné uzatvoriť Zmluvu o spracovaní osobných údajov v rámci plnenia požiadaviek GDPR. Tento dokument vymedzuje:
- Rozsah spracovania osobných údajov
- Zodpovednosť za ochranu informácií
- Spôsob nakladania s údajmi po skončení spolupráce
Mandátna zmluva alebo zmluva o poskytovaní služieb
Samotný rámec spolupráce upravte zmluvou, kde bude presne popísané, čo externá účtovníčka vykonáva, v akých termínoch a za akých podmienok.
Technické zabezpečenie prenosu údajov
Výber vhodného spôsobu prenosu
Záleží na objeme dát a citlivosti informácií. Na výber máte viacero možností:
- Cloudové úložiská (napr. Google Drive, Dropbox, OneDrive) – vhodné pre bežné dokumenty
- Šifrovaný e-mail – využívajte pri zasielaní dôverných súborov
- USB kľúč alebo externý disk – bezpečný pri osobnom stretnutí
- Účtovný software s priamym prístupom – účtovníčka má vzdialené prihlasovanie
Nastavenie prístupových práv
Ak poskytujete priamy prístup k softvéru alebo úložisku, nastavte prístupové práva:
- Obmedzenie len na potrebné sekcie
- Možnosti čítania/zápisu
- Zálohovanie a šifrovanie v prípadoch citlivých údajov
Praktický priebeh odovzdania dát
Zoznam a organizácia súborov
Pripravte si zoznam všetkých odovzdávaných dokumentov a údajov. Tento zoznam uľahčí orientáciu účtovníčke a vám poskytne dôkaz o úplnosti odovzdaných dát.
Osobné stretnutie alebo online konzultácia
Najtransparentnejšie je zabezpečiť osobné odovzdanie dokumentov alebo videohovor, počas ktorého prejdete všetky body spolupráce. Účtovníčka má možnosť položiť doplňujúce otázky a vy si overíte, že porozumela vašim očakávaniam.
Priebežná spolupráca s externou účtovníčkou
Komunikácia a zdieľanie dokumentov
Definujte spôsob komunikácie – e-mail, telefón, cloudový portál. Dôležité je mať:
- Pravidelné kontroly (napr. mesačné výkazy, DPH uzávierky)
- Jednotnú štruktúru súborov a nazývanie dokumentov
- Stanovené termíny doručovania dokladov a správ
Koordinácia v prípade daňových kontrol a uzávierok
Účtovníčka by vás mala pravidelne informovať o povinnostiach voči štátu. V prípade kontrol Finančnej správy je dobré, ak vám vie poskytnúť rýchlu súčinnosť a sprievod.
Ukončenie spolupráce alebo zmena účtovníka
Záverečné vysporiadanie a odovzdanie dát
Ak sa rozhodnete ukončiť spoluprácu, zabezpečte:
- Spísanie protokolu o odovzdaní agendy
- Presun všetkých údajov na nové miesto alebo osobu
- Vymazanie údajov po skončení zmluvy zo systémov externej účtovníčky (ak dohoda ustanovuje)
Ochrana firemných údajov po ukončení spolupráce
V rámci zmluvy je vhodné ustanoviť, že účtovníčka nesmie ďalej spracovávať alebo uchovávať vaše údaje po ukončení spolupráce. V žiadnom prípade by ich nemala používať na iné účely.
Záver a odporúčania
Presun účtovných údajov externej účtovníčke je dôležitý krok, ktorý si vyžaduje dôslednú prípravu na právnej, technickej aj organizačnej úrovni. Správnou prípravou ochránite nielen svoje firemné údaje, ale aj budujete základy pre dôveryhodnú a stabilnú spoluprácu. Nezabúdajte, že účtovníctvo hrá kľúčovú rolu v každom podniku a zverením tejto agendy profesionálovi získavate viac priestoru venovať sa tomu, čo robíte najlepšie – vedeniu a rastu vášho podnikania.