Externý účtovník zohráva dôležitú úlohu v zabezpečení finančnej správnosti podnikateľských subjektov. Jeho povinnosti sú regulované legislatívou a akékoľvek zlyhanie v ich plnení môže mať vážne dôsledky nielen pre klienta, ale aj pre samotného účtovníka. Porušenie pravidiel, ako je nesprávne vedenie účtovníctva, nezabezpečenie archivácie dokladov alebo neposkytnutie správnych údajov štátnym inštitúciám, môže viesť k vysokým sankciám či právnym problémom.

Tento článok podáva prehľad sankcií, ktoré externe pôsobiaci účtovník môže čeliť v prípade nesplnenia zákonom stanovených povinností. Zameriame sa na ich právny rámec, kto nesie zodpovednosť, aké konkrétne chyby môžu viesť k problémom, a čo možno urobiť pre ich minimalizáciu. Čitateľ tak získa ucelený pohľad na tému a zároveň praktický návod, ako sa možným sankciám účinne vyhnúť.

Právne postavenie externého účtovníka a jeho povinnosti

Externý účtovník nie je zamestnancom klienta, ale pôsobí ako samostatný podnikateľ alebo konzultant, ktorý poskytuje účtovné služby na základe obchodnej zmluvy. Napriek tomu má významné zákonné povinnosti podľa slovenského práva, predovšetkým zákona o účtovníctve č. 431/2002 Z.z. a zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z.z.

Základné povinnosti externého účtovníka

• Viesť účtovníctvo v súlade s platnými zákonmi a účtovnými štandardmi.
• Archivovať účtovné doklady počas zákonom stanovenej doby.
• Správne vykazovať daňové povinnosti a včas ich podávať.
• Zabezpečiť ochranu osobných údajov klienta v súlade s GDPR.

Právna zodpovednosť a rozdelenie rizík medzi klientom a účtovníkom

Hoci účetné chyby môžu mať negatívny dopad predovšetkým na klienta, externý účtovník nesie profesionálnu, občianskoprávnu, a v niektorých prípadoch aj trestnoprávnu zodpovednosť. Riziká plynú z charakteru zmluvy medzi účtovníkom a firmou.

Kedy nesie zodpovednosť klient

Ak účtovník spracoval účtovníctvo na základe neúplných alebo nepravdivých údajov, ktoré mu poskytol klient, a zároveň si zachoval dôkaz o ich prevzatí, zodpovednosť ostáva na strane klienta.

Kedy nesie zodpovednosť účtovník

• Chybne zaúčtované účtovné operácie bez konzultácie s klientom.
• Oneskorené alebo nesprávne priznania DPH a daní z príjmov.
• Nedostatočné zabezpečenie alebo strata účtovnej dokumentácie.
• Neoznámenie zistených pochybení vo finančnej evidencii klientovi.

Typické porušenia a konkrétne prípady z praxe

Dôvody, pre ktoré úrady môžu udeliť sankciu externému účtovníkovi, môžu byť rôznorodé. Najčastejšie sa jedná o:

• Nepodanie daňového priznania v zákonnej lehote.
• Chyby vo výkazoch DPH alebo dane z príjmov.
• Neúplné alebo nepravdivé účtovníctvo.
• Porušenie pravidiel o ochrane osobných údajov (napr. zverejnenie údajov účtovaných subjektov).

Príklad z praxe: Účtovník nezaznamenal korektne viacero nákupných faktúr, čo spôsobilo nesprávny výpočet dane a následne daňová kontrola udelila firme pokutu 3000 €. Keďže chyba bola na strane účtovníka, klient si uplatnil kompenzáciu prostredníctvom súdneho konania.

Výška a forma sankcií

Sankcie sa líšia v závislosti od závažnosti porušenia a inštitúcie, ktorá kontrolu vykonáva. Sankcie môžu byť ukladané:

Štátnou správou

• Daňový úrad – pokuty za nesprávne alebo oneskorené daňové priznania (až do výšky 10 000 €).
• Finančná správa – domerané dane, penále a úroky z omeškania.
• Úrad na ochranu osobných údajov – porušenie GDPR je pokutované až do výšky 20 miliónov €, alebo 4 % z ročného obratu (prakticky aplikované nižšie sumy, napr. 500 – 5000 €).

Občianskoprávna zodpovednosť

Klient môže žiadať náhradu škody spôsobenej zlým účtovaním. To môže zahŕňať nepriame škody, ako strata obchodného partnera kvôli daňovému problému alebo strata reputácie.

Poistenie zodpovednosti ako ochranný mechanizmus

Externým účtovníkom sa vysoko odporúča uzavrieť poistenie profesijnej zodpovednosti. Toto poistenie chránia ich pred finančnými dôsledkami spôsobenými neúmyselným porušením povinností.

Výhody poistenia

• Krytie nákladov na právne služby pri súdnych sporoch.
• Úhrada prípadnej škody spôsobenej klientovi.
• Ochrana dobrej povesti účtovníka na trhu.

Niektoré poisťovne vyžadujú dodržiavanie konkrétnych noriem a metodických postupov ako podmienku poistenia. To motivuje k udržiavaniu vysokej profesionality a precíznosti.

Prevencia a odporúčané opatrenia na minimalizáciu rizík

Prevencia je najefektívnejší spôsob, ako sa vyhnúť sankciám a ochrániť seba i klienta. Kľúčové opatrenia zahŕňajú:

• Zmluvné zabezpečenie zodpovednosti – detailne vypracovaná zmluva o rozsahu služieb a zodpovednosti strán.
• Interné kontrolné mechanizmy – dvojité overovanie výstupov, používanie softvérových nástrojov na detekciu chýb.
• Pravidelné školenia – legislatíva sa často mení, preto je nevyhnutné priebežne sa vzdelávať.
• Komunikácia s klientom – pravidelná výmena informácií a upozorňovanie na možné riziká.
• Auditné stopy – dokumentovanie všetkých zmien, konzultácií a požiadaviek klienta.

Záver: Ako sa chrániť pred sankciami a budovať dôveryhodnosť

Porušenie povinností externého účtovníka môže viesť k vážnym finančným aj reputačným dôsledkom. Sankcie nie sú len teoretické, ale realitou mnohých podnikateľov i účtovníkov. Dôležité preto je nielen poznať zákonne ustanovené povinnosti, ale ich aj dôsledne dodržiavať.

Ochrana pred sankciami spočíva vo vedomostiach, prevencii, profesionálnom prístupe a transparentnej komunikácii s klientom. Dlhodobý úspech účtovníka závisí od toho, ako si nastaví pracovné procesy a ako sa postaví k zodpovednosti za svoju činnosť. Investícia do kvality služieb a sebavzdelania je zároveň investíciou do bezpečnosti a reputácie v očiach klientov, kontrolných orgánov i verejnosti.

Externý účtovník je dôležitou súčasťou podnikania mnohých firiem, pričom jeho práca často zahŕňa spracovanie osobných údajov klientov či zamestnancov. Vzhľadom na to, že tieto údaje sú chránené všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), externí účtovníci majú voči tomuto právnemu rámcu jasne stanovené povinnosti.

V tomto článku sa pozrieme na kľúčové aspekty dodržiavania GDPR zo strany externých účtovníkov. Zistíte, ako správne spracúvať osobné údaje, aké právne základy sú pre účtovníctvo rozhodujúce, ako zabezpečiť dôvernosť údajov a ako správne narábať so zmluvnými vzťahmi s klientmi. Tiež sa budeme venovať rizikám v prípade nedodržania povinností a praktickým odporúčaniam na zabezpečenie súladu s GDPR.

Cieľom článku je poskytnúť účtovníkom komplexný návod na to, ako konať v súlade s GDPR a zároveň chrániť seba a svojich klientov pred možnými právnymi a finančnými dôsledkami.

Čo je GDPR a prečo sa týka aj externého účtovníka?

GDPR, alebo General Data Protection Regulation, je nariadenie Európskej únie, ktoré upravuje, ako sa majú spracovávať osobné údaje fyzických osôb. Platí pre všetky firmy a jednotlivcov, ktorí spracúvajú osobné údaje občanov EÚ, vrátane externých účtovníkov.

Externý účtovník sa v zmysle GDPR považuje za sprostredkovateľa (procesora). To znamená, že spracúva údaje v mene a na základe pokynov od svojho klienta – prevádzkovateľa osobných údajov. Je teda viazaný zmluvou a má povinnosť konať výhradne podľa pokynov svojho klienta.

Najčastejšie osobné údaje, ktoré účtovník spracúva, sú:

• meno a priezvisko zamestnanca/klienta,
• rodné číslo a dátum narodenia,
• adresy, čísla účtov, informácie o príjmoch,
• údaje z mzdovej a personálnej agendy.

Takéto informácie patria medzi citlivé, a ich zneužitie môže viesť k vysokým sankciám zo strany dozorného orgánu.

Právny základ pre spracovanie údajov účtovníkom

Externý účtovník sám osebe nemá právomoc rozhodovať o účele a rozsahu spracovania údajov – to vykonáva klient, ktorý je prevádzkovateľom. Právny základ pre spracovanie je teda definovaný klientom, nie účtovníkom. Najčastejšími právnymi základmi sú:

• Plnenie zákonnej povinnosti – napríklad vedenie účtovníctva podľa zákona o účtovníctve.
• Zmluva – údaje sa spracúvajú v rámci plnenia obchodnej zmluvy medzi klientom a zamestnancom/dodávateľom.
• Oprávnený záujem – v prípade niektorých analýz či kontrol.

Externý účtovník však musí vždy zabezpečiť, že vie, na akom právnom základe údaje spracúva a musí konať len v rámcoch stanovených klientom.

Uzavretie zmluvy o spracúvaní osobných údajov

Povinnosťou každého klienta a externého účtovníka je uzavrieť zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR. Bez tejto zmluvy nemôže účtovník legálne spracúvať údaje v mene svojho klienta.

Zmluva musí obsahovať:

• predmet, účel a trvanie spracúvania,
• kategórie údajov a dotknutých osôb,
• povinnosti a práva klienta aj účtovníka,
• pravidlá o mlčanlivosti, bezpečnosti spracúvania a subdodávateľoch,
• mechanizmus návratu alebo vymazania údajov po skončení spolupráce.

Bez tejto zmluvy môže byť spolupráca medzi účtovníkom a firmou považovaná za protiprávnu.

Bezpečnostné opatrenia externého účtovníka

Externý účtovník je povinný zabezpečiť údaje pred neoprávneným prístupom, stratou a zneužitím. Medzi základné technické a organizačné opatrenia patrí:

1. Technické zabezpečenie

• heslovaná ochrana počítačov a súborov,
• šifrovanie údajov,
• antivírusový softvér a firewall,
• automatické zálohovanie citlivých dát.

2. Organizačné opatrenia

• mlčanlivosť všetkých zamestnancov a spolupracovníkov,
• obmedzenie prístupu len pre oprávnené osoby,
• zaznamenávanie prístupov a spracovateľských činností,
• školenia o ochrane údajov a bezpečnostných praktikách.

Dbajte na to, aby vaše systémy boli aktuálne a zabezpečené – kontrolór vie tieto podmienky preveriť aj u externého účtovníka.

Zodpovednosť a auditovateľnosť

Aj ako externý účtovník sa musíte vedieť preukázať dodržiavaním GDPR. To znamená, že musíte mať:

• zdokumentované bezpečnostné opatrenia,
• registrované činnosti spracúvania údajov (napr. vedenie evidencie),
• jasne nastavené pravidlá, ako riešite únik údajov či bezpečnostné incidenty.

V prípade kontroly zo strany Úradu na ochranu osobných údajov musíte vedieť preukázať, že konáte v súlade so zákonom. Nestačí len tvrdiť, že chránite osobné údaje – musíte mať dôkazy, že tak reálne robíte.

Oznamovanie porušenia ochrany údajov

Jednou z kľúčových zodpovedností účtovníka je riešiť incidenty narušenia bezpečnosti údajov. Ak dôjde k úniku citlivých dát (napr. strata USB disku s mzdovými údajmi), je potrebné:

• ihneď informovať klienta – prevádzkovateľa,
• spolupracovať na oznámení incidentu dozornému orgánu do 72 hodín,
• zdokumentovať okolnosti incidentu a prijaté kroky.

Prevencia je však vždy lepšia ako následné riešenie dôsledkov. Pravidelná kontrola technických a organizačných opatrení je tou najlepšou obranou.

Najčastejšie chyby externých účtovníkov v súvislosti s GDPR

Niektoré pochybenia sa objavujú opakovane a môžu viesť k vysokým pokutám:

• ospračovanie údajov bez zmluvy so zákazníkom,
• nezabezpečené odosielanie e-mailov (bez šifrovania),
• nejasné právne základy spracovania,
• uchovávanie údajov nad rámec nutnosti,
• chýbajúce školenia zamestnancov alebo spolupracovníkov.

Vyhnite sa týmto nedostatkom dôsledným nastavením interných procesov a pravidelnou aktualizáciou dokumentácie.

Praktické odporúčania pre dodržiavanie GDPR účtovníkom

Na záver ponúkame niekoľko užitočných odporúčaní, ako si prácu organizovať a minimalizovať riziká:

• Podpisujte zmluvy o spracovaní osobných údajov s každým klientom.
• Zaznamenávajte si všetky činnosti, ktoré súvisia so spracovaním údajov.
• Pravidelne kontrolujte svoje bezpečnostné opatrenia (šifrovanie, prístupy, zálohy).
• Vytvorte si vnútorné smernice a školte sa v oblasti GDPR.
• Spolupracujte s odborníkom na ochranu osobných údajov v prípade pochybností.
• Dôsledne informujte klienta o každom incidente či pochybnostiach pri spracovaní údajov.

Záver

Dodržiavanie GDPR nie je len právna formalita, ale základný predpoklad dôveryhodnej a profesionálnej účtovníckej praxe. Ako externý účtovník máte zodpovednosť nielen voči klientovi, ale aj voči ľuďom, ktorých údaje spracúvate. Správnym nastavením procesov, zabezpečením údajov a orientáciou v právnych normách môžete túto úlohu zvládnuť efektívne a bez zbytočných rizík.

Externý účtovník môže spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na základe presne definovaných právnych základov, ktoré sú v súlade s legislatívou Európskej únie a Slovenskej republiky. Tieto právne základy a pravidlá vyplývajú najmä z nariadenia GDPR (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Externý účtovník sa pri svojej práci bežne stretáva s citlivými a osobnými údajmi zamestnancov, klientov, či obchodných partnerov. Spracúvanie týchto údajov však nie je voľné – musí byť vždy podopreté konkrétnym a legitímnym účelom a súladom s legislatívnymi požiadavkami.

V tomto článku si podrobne rozoberieme, na akých základoch môže externý účtovník legálne spracúvať osobné údaje, kto mu ich môže poskytnúť, aké povinnosti má v súvislosti s ochranou údajov, ako má zabezpečiť ich bezpečnosť a čo hrozí v prípade porušenia predpisov. Cieľom je poskytnúť komplexný a zrozumiteľný návod tak pre podnikateľov, ako aj samotných účtovníkov.

Právne základy spracúvania osobných údajov účtovníkom

Externý účtovník môže osobné údaje spracúvať len na základe niektorého z právnych dôvodov určených v GDPR a zákone o ochrane osobných údajov:

• Zmluvný dôvod – účtovník spracúva údaje ako zmluvný partner klienta (napr. podnikateľa, živnostníka, právnickej osoby), ktorý mu ich odovzdáva pri výkone účtovných služieb.
• Plnenie zákonnej povinnosti – napr. uchovávanie účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve alebo poskytovanie údajov daňovým úradom.
• Oprávnený záujem – ak účtovník dokáže preukázať legitímny záujem, ktorý nepreváži nad právami dotknutých osôb.
• Súhlas dotknutej osoby – v osobitných prípadoch, napr. pri marketingových službách účtovnej kancelárie.

Najčastejšie sa spracúvanie zakladá na zmluvnom dôvode a plnení zákonných povinností, a preto sú tieto dva kľúčové.

Vzťah medzi účtovníkom a klientom ako sprostredkovateľský vzťah

Externý účtovník je vo vzťahu k osobným údajom spravidla sprostredkovateľom, nie prevádzkovateľom. V praxi to znamená, že klient (napr. firma) je prevádzkovateľom osobných údajov a účtovník koná v jeho mene a na jeho pokyn.

Povinnosti vyplývajúce zo sprostredkovania:

• Uzavrieť zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR
• Spracúvať údaje len na pokyn klienta a v súlade s účelom
• Zabezpečiť technické a organizačné opatrenia na ich ochranu
• Nezverejňovať alebo neposúvať údaje bez súhlasu prevádzkovateľa

Bez takejto zmluvy môže byť spracúvanie považované za nezákonné.

Kategórie osobných údajov spracúvaných účtovníkom

Účtovník v praxi pracuje s rôznym rozsahom osobných údajov – niektoré sú bežné, iné spadajú medzi citlivé údaje.

Najčastejšie spracúvané údaje:

• Meno, priezvisko, titul
• Rodné číslo (napr. pri výkazoch do Sociálnej poisťovne)
• Adresy trvalého a prechodného pobytu
• Údaje o plate a mzdách
• Bankové spojenie
• Údaje zo zdravotných poistení
• Identifikačné údaje o zamestnancoch, zmluvných partneroch

Ak účtovník spracúva citlivé údaje (napr. o zdravotnom stave), platia prísnejšie pravidlá.

Ako zabezpečiť ochranu osobných údajov v účtovníctve

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia sú nevyhnutné. Účtovník musí zabezpečiť, aby údaje nezneužila neoprávnená osoba.

Odporúčané opatrenia:

• Heslom zabezpečené počítače a prístupové systémy
• Antivírusová ochrana a firewall
• Šifrovanie dát pri prenose a ukladaní
• Pravidelné zálohovanie údajov
• Školenia zamestnancov (ak má účtovník kolektív)
• Žiadna manipulácia s údajmi mimo zabezpečeného pracoviska

Ideálne je viesť aj záznamy o spracovateľských činnostiach a mať vypracovanú internú smernicu o GDPR.

Práva dotknutých osôb a ako s nimi účtovník narába

Každá fyzická osoba má svoje práva – aj vo vzťahu k svojej personalistike a účtovným údajom.

Najdôležitejšie práva dotknutých osôb:

• Právo na informácie o spracúvaní
• Právo na prístup ku svojim údajom
• Právo na opravu nepresných údajov
• Právo na výmaz (v určitých prípadoch)
• Právo namietať proti spracúvaniu

Účtovník má povinnosť spolupracovať pri vybavovaní týchto práv, ale nie samostatne – vždy pod vedením svojho klienta (prevádzkovateľa).

Dôsledky nedodržania pravidiel ochrany údajov

Nedodržanie zákonných pravidiel môže mať vážne právne a ekonomické následky – nielen pre účtovníka, ale aj klienta.

Možné sankcie zahŕňajú:

• Pokuty od Úradu na ochranu osobných údajov – môžu dosahovať desiatky tisíc EUR
• Poškodenie reputácie účtovnej kancelárie
• Občianskoprávna zodpovednosť za škodu
• Strata klientov

Minimalizovať riziká možno len vtedy, ak je účtovník informovaný, zodpovedný a má správne zmluvné i technické zabezpečenie svojich činností.

Záver a odporúčania pre účtovníkov

Aby externý účtovník mohol spracúvať osobné údaje dotknutých osôb zákonne a bezpečne, musí:

• Identifikovať právny základ spracúvania
• Mít uzatvorenú zmluvu s prevádzkovateľom údajov
• Prijať adekvátne technické a organizačné opatrenia
• Dodržiavať práva dotknutých osôb
• Brať ochranu údajov ako prioritu, nie formalitu

Účtovníctvo nie je len číselná profese – ide aj o dôveru a zodpovednosť pri spracúvaní údajov.

Správne nastavené legislatívne a zmluvné rámce ochránia nielen účtovníka, ale aj klienta a všetky dotknuté osoby.

Externý účtovník má podľa GDPR postavenie sprostredkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje v mene a na pokyn prevádzkovateľa – čiže firmy alebo podnikateľa, pre ktorých účtovné služby vykonáva. Táto definícia je kľúčová pre porozumenie právnej zodpovednosti účtovníka aj jeho povinností pri ochrane osobných údajov. V praxi to znamená, že aj keď účtovník spracúva citlivé dáta tretích strán (zamestnancov, klientov, dodávateľov), nie je za ne plne zodpovedný tak, ako agent, ale ako „predĺžená ruka“ firmy. GDPR teda kladie na účtovníkov konkrétne požiadavky, ktoré musia byť implementované v súlade s platnou legislatívou.

V tomto článku sa zameriame komplexne na otázky týkajúce sa úlohy externého účtovníka v rámci GDPR, jeho práv a povinností, vzťahu s klientom – prevádzkovateľom, ako aj dôležitosti zmluvy o spracúvaní údajov. Pozrieme sa aj na to, aké údaje účtovník typicky spracúva, a čo všetko musí zabezpečiť, aby sa vyhol sankciám. Cieľom je podať ucelený pohľad na túto problematiku z pohľadu legislatívy aj reálnej praxe, čím bude článok užitočný pre podnikateľov, firmy aj samotných účtovníkov.

Definícia postavenia externého účtovníka podľa GDPR

Podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (GDPR) je externý účtovník považovaný za sprostredkovateľa. Sprostredkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ je ten, kto stanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov – v tomto prípade firma, ktorá si najíma účtovníka. Externý účtovník vykonáva spracovanie údajov len v rozsahu a spôsobom určeným prevádzkovateľom.

V tomto vzťahu teda:

• Firma = prevádzkovateľ
• Účtovník = sprostredkovateľ

Toto postavenie určuje, aké povinnosti má účtovník, aké záväzky musí dodržiavať a čo všetko má s firmou upravené v zmluvnom vzťahu.

Zmluva medzi účtovníkom a firmou: povinné náležitosti

Aby bol vzťah medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v súlade s GDPR, musí byť uzatvorená písomná zmluva o spracúvaní osobných údajov.

Čo musí zmluva obsahovať?

Podľa článku 28 GDPR musí obsahovať najmä tieto body:

• predmet a trvanie spracúvania,
• povaha a účel spracúvania,
• druh spracúvaných osobných údajov,
• kategórie dotknutých osôb (napr. zamestnanci, dodávatelia),
• práva a povinnosti prevádzkovateľa,
• záväzok účtovníka udržiavať dôvernosť údajov,
• bezpečnostné opatrenia na ochranu údajov,
• postupy pre prípad osobného porušenia údajov (data breach),
• možnosti kontroly zo strany prevádzkovateľa.

Táto zmluva musí byť podpísaná pred začiatkom poskytovania účtovných služieb, aby bola právne záväzná a zodpovedala požiadavkám dátovej ochrany.

Aké osobné údaje účtovník spracúva?

Účtovník prichádza do styku s obrovským množstvom osobných údajov, ktoré môže spracúvať len v súlade s účelom, na ktorý mu boli zverené. Typicky ide o:

• Údaje o zamestnancoch – meno, priezvisko, adresa, rodné číslo, číslo účtu, mzda, odmeny, prítomnosť/absencie, zdravotná poisťovňa, daňové číslo, výkazy pre daňový úrad.
• Údaje o klientoch a obchodných partneroch – fakturačné a kontaktné údaje, údaje o platbách, čísla bankových účtov.
• Údaje o štatutárnych zástupcoch – v prípade spracovania dokumentov potrebných na podpisovanie zmlúv alebo rokovaní.

Mnohé z týchto údajov možno považovať za citlivé osobné údaje, najmä ak ide o údaje o zdravotnom stave, členstve v odboroch (napr. v súvislosti s výplatami), alebo trestnoprávne údaje v prípade daňových kontrol.

Povinnosti a zodpovednosti účtovníka ako sprostredkovateľa

Externý účtovník má ako sprostredkovateľ podľa GDPR niekoľko povinností:

1. Zachovanie dôvernosti

Účtovník je viazaný mlčanlivosťou. Nemôže tretím stranám poskytovať žiadne údaje klienta bez jeho výslovného pokynu alebo zákonnej povinnosti.

2. Bezpečnosť údajov

Musí zabezpečiť najvhodnejšie technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov, ako napríklad:

• použitie šifrovania dát,
• zabezpečenie prístupu do účtovného softvéru,
• pravidelné zálohovanie,
• antivírusová ochrana a firewall.

3. Informatívna pomoc prevádzkovateľovi

Účtovník musí pomáhať klientovi so zabezpečením práva dotknutých osôb alebo s plnením povinností pri porušení ochrany údajov.

4. Vedenie záznamov o spracovateľských činnostiach (v určitých prípadoch)

Ak účtovník spracúva údaje vo väčšom rozsahu alebo systematicky monitoruje údaje, môže byť povinný viesť vlastné záznamy o spracovateľskej činnosti.

Kedy účtovník zodpovedá za porušenie GDPR?

Aj keď externý účtovník spracúva údaje na pokyn prevádzkovateľa, má samostatnú zodpovednosť za porušenie GDPR, ak úmyselne alebo z nedbanlivosti poruší nariadenie.

Typické prípady zlyhania:

• neoprávnený prístup k údajom,
• neuvedenie porušenia ochrany údajov klientovi,
• ukladanie údajov bez primeranej ochrany.

Za tieto porušenia môže byť účtovník pokutovaný samotným úradom na ochranu osobných údajov, ak sa zistí, že porušil svoju povinnosť ako sprostredkovateľ údajov.

Najlepšie praktiky pre účtovníkov pri spracúvaní údajov

Aby účtovník konal v súlade s GDPR a chránil seba aj svojich klientov pred rizikami, odporúča sa dodržiavať tieto zásady:

• Uzavrieť vždy zmluvu o spracúvaní osobných údajov.
• Pravidelne revidovať a aktualizovať bezpečnostné opatrenia.
• Neukladať údaje mimo dôveryhodného účtovného softvéru.
• Školenie personálu (ak má zamestnancov) v oblasti OÚ.
• Vyhýbať sa uchovávaniu údajov dlhšie, ako je nevyhnutné.

Záver: Ako správne nastaviť spoluprácu s účtovníkom v zmysle GDPR?

Z pohľadu GDPR je nevyhnutné, aby bol vzťah medzi firmou a externým účtovníkom jasne zadefinovaný a právne korektný. Správna zmluvná úprava, kontrola bezpečnostných pravidiel a zodpovedný prístup účtovníka sú kľúčové pre ochranu osobných údajov.

Prevádzkovateľ by nemal svoje povinnosti preniesť úplne na účtovníka – je dôležité mať obojstranné pochopenie práv a zodpovedností. Externý účtovník musí vedieť, že i keď je „len“ sprostredkovateľ, GDPR sa na neho vzťahuje v plnom rozsahu. V opačnom prípade hrozia nielen pokuty, ale aj strata dôvery zo strany klienta.

Spravným právnym a technickým nastavením sa môžu obe strany tejto spolupráce vyhnúť rizikám a zabezpečiť zhodu s legislatívou EÚ v oblasti ochrany osobných údajov.