V súvislosti s osobnými údajmi poskytnutými v súvislosti s existujúcimi alebo budúcimi zmluvnými vzťahmi medzi nami Vám odporúčame pozorne sa oboznámiť s týmito pravidlami spracúvania osobných údajov, ktorými sa pri spracúvaní Vami poskytnutých osobných údajov riadime.
1. Úvod
Vaše súkromie je pre nás dôležité, preto sa snažíme o zabezpečenie vysokej úrovne ochrany Vašich osobných údajov pri ich spracúvaní ako aj o zachovanie transparentnosti ich spracúvania v súlade Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016, o ochrane osobných údajov ktorým sa zrušuje smernica 95/45/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“).
Na účely GDPR je prevádzkovateľom určujúcim účel a rozsah spracúvania osobných údajov, ktoré ste nám poskytli v súvislosti s existujúcimi alebo zamýšľanými zmluvnými vzťahmi, spoločnosť Penta Real Estate, s. r. o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, Bratislava 851 01, IČO: 51 284 502, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 124856/B (ďalej len aj ako „Prevádzkovateľ“). V Prípade ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, alebo v prípade ak chcete uplatniť niektoré z nižšie uvedených práv vyplývajúcim Vám z GDPR, prosím kontaktujte nás prostredníctvom písomných podaní adresovaných na vyššie uvedenú adresu sídla Prevádzkovateľa alebo elektronicky na e-mailovej adrese určených zodpovedných osôb pre spoločnosti:
DIGITAL PARK I, II, SKY PARK OFFICES
JUDr. Jakub Pavčík, tel.: 0940 629 297, e-mail: pavcik@osobnyudaj.sk
JUDr. Samuel Matejovič, tel.: 0948 296 548, e-mail: matejovic@osobnudaj.sk
Mgr. Veronika Szabová, tel.: 02/800 800 80, e-mail: pravne@osobnyudaj.sk
Ing. Tomáš Dopirák, tel.: 02/800 800 80, e-mail: zo@osobnyudaj.sk
2. Získavanie osobných údajov
Tieto pravidlá sa aplikujú na spracúvanie osobných údajov, ktoré od Vás získavame priamo (elektronicky alebo listinnou formou).
Medzi účely, na ktoré spracúvame Vaše osobné údaje patria:
- plnenie zmluvných povinností a uplatňovanie práv z nich vyplývajúcich a plnenie zákonných povinností,
- marketingové účely a realizácia marketingových aktivít, ktoré sú v súlade so zákonom a zahŕňajú poskytovanie informácií o realitnom portfóliu, zasielanie newsletterov,
- predchádzanie potenciálnej trestnej alebo priestupkovej činnosti, ochrana života, zdravia, majetku a prípadné použitie pre identifikáciu osôb v prípadnom trestnom alebo priestupkovom konaní.
V závislosti od účelu spracúvania osobných údajov, Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je plnenie zmluvných povinností a uplatňovanie práv z nich vyplývajúcich a plnenie zákonných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR) alebo oprávnený záujem, ktorý sledujeme, konkrétne predchádzanie potenciálnej trestnej alebo priestupkovej činnosti, ochrana života, zdravia, majetku a prípadné použitie pre identifikáciu osôb v prípadnom trestnom alebo priestupkovom konaní, marketingové účely a realizácia marketingových aktivít, ktoré sú v súlade so zákonom a zahŕňajú poskytovanie informácií o realitnom portfóliu a zasielanie newsletterov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných informačných systémoch:
- IS Zmluvy
- IS Marketing
- IS Kamerový systém
- IS Jednorazový vstup
- IS Dlhodobý vstup
- IS Parkovací systém
- IS Vedenie knihy návštev
- IS Vedenie tzv. black listu (zákaz vstupu nepovoleným osobám)
- IS Help desk
- IS SHARRY WORKPLACE
3. Osobné údaje, ktoré o Vás spracúvame
Vaše osobné údaje spracúvame v súlade so zásadou minimalizácie spracúvania osobných údajov zakotvenou GDPR a preto ich spracúvame len v nevyhnutnej miere a nasledujúcom rozsahu:
IS Zmluvy:
- meno a priezvisko,
- telefónne číslo,
- e-mailová adresa,
- číslo občianskeho preukazu alebo iného dokladu preukazujúceho príslušnosť k nájomcovi, dodávateľovi alebo odberateľovi tovarov a služieb Prevádzkovateľa
- iné osobné údaje, ktoré sú uvedené v zmluve.
IS Kamerový systém:
- podobizeň dotknutej osoby
IS Jednorazový vstup:
- meno a priezvisko,
- číslo preukazu totožnosti,
- čas príchodu a odchodu.
IS Dlhodobý vstup:
- meno a priezvisko,
- názov zamestnávateľa,
- čas príchodu a odchodu.
IS Parkovací systém:
- názov zamestnávateľa,
- EČV
IS Kniha návštev
- meno a priezvisko,
- číslo OP,
- bydlisko,
- čas príchodu a odchodu.
IS Helpdesk
- meno a priezvisko kontaktnej osoby,
- e-mailová adresa.
IS Blacklist
- meno a priezvisko,
- podobizeň.
IS Marketing:
- meno a priezvisko,
- e-mail,
- telefónne číslo.
IS SHARRY WORKPLACE:
- Vedúci kancelárie – meno, priezvisko, tel. kontakt a e-mail,
- Zamestnanec – meno, priezvisko, e-mail, spoločnosť, poschodie pre prístup k výťahom, údaj o tom či má zamestnanec prístup k parkovaniu, alebo nie, ak áno, aj ŠPZ.
Predmetom nami vykonávaného spracúvania osobných údajov, nie sú osobitné kategórie osobných údajov podľa GDPR, ani osobné údaje osôb mladších ako 16 rokov.
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované rozhodovanie vrátane profilovania.
Je veľmi dôležité aby osobné údaje, ktoré o Vás spracúvame boli pravdivé a aktuálne. Informujete nás prosím, ak sa Vaše osobné údaje počas trvania spracúvania zmenia.
Kategórie dotknutých osôb, ktorých sa spracúvanie osobných údajov môže priamo dotýkať, sú najmä fyzické osoby, ktoré vstupujú alebo pohybujú sa v bezprostrednej blízkosti priestorov Prevádzkovateľa, jednotlivci, ktorí majú záujem o prenájom priestorov, ktoré vlastní Prevádzkovateľ, jednotlivci, ktorí majú záujem byť informovaní o aktuálnej ponuke v rámci realitných projektov Prevádzkovateľa, osoby ktoré majú záujem prejsť systémom turniketov a rámp umiestnených v priestoroch Prevádzkovateľa a nájomcovia užívajúci priestory Prevádzkovateľa.
4. Doba spracúvania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako to je potrebné na splnenie účelov, na ktoré sme ich získali. V prípade ich spracovania na plnenie zmluvných povinností a uplatňovania práv z nich vyplývajúcich, je dobou spracúvania doba trvania zmluvného vzťahu a z neho vyplývajúcich práv a povinností. V prípade ich spracovanie na plnenie zákonných povinností je dobou spracúvania doba, počas ktorej sme povinný plniť danú zákonnú povinnosť. Kamerové záznamy sú uchovávané pod dobu 7 dní. Osobné údaje v návštevnom systéme sa uchovávajú po dobu 2 mesiacov.
Plynutie doby spracúvania osobných údajov pravidelne kontrolujeme a v prípade ak uplynie, spracúvanie osobných údajov ukončíme a osobné údaje vymažeme resp. zlikvidujeme. Spracúvanie osobných údajov na účely oprávnených záujmov pravidelne prehodnocujeme a v prípade, ak by vyplynulo, že Vaše práva prevažujú nad sledovaným záujmom, takéto spracúvanie ukončíme.
5. Zdieľanie Vašich osobných údajov s tretími stranami
V súlade s účelmi spracovania špecifikovanými v týchto pravidlách sa realizuje spracúvanie Vašich osobných údajov aj prostredníctvom tretích osôb – sprostredkovateľov a tretích strán.
Takýmito tretími osobami sú poskytovatelia služieb, ktoré využívame, aby sme mohli realizovať spracúvanie Vašich osobných údajov na účely podľa týchto pravidiel. Predovšetkým ide najmä o správu zmlúv a v nich obsiahnutých osobných údajov vrátane ich uchovávania a plnenie niektorých našich zmluvných práv a povinností (napr. ochrana prenajímaných priestorov). V súčasnosti funkciu sprostredkovateľa prípadne subsprostredkovateľa pri Prevádzkovateľovi plnia tieto spoločnosti:
- CS security, s.r.o., so sídlom Na piesku 6a, Bratislava 821 05, IČO: 35 830 484;
- CS, a. s., so sídlom Na piesku 6a, Bratislava 821 05, IČO: 35 917 997;
- ANTES GM, spol. s r.o., so sídlom Jilemnického 25, 911 01 Trenčín, IČO: 36 294 781
- Veolia Energia Slovensko, a. s., so sídlom Einsteinova 21, 851 01 Bratislava, IČO: 35 702 257
- Sharry Europe s.r.o., so sídlom Radlická 663/28, Smíchov, 150 00 Praha, IČO: 05 260 906
- VILLA PRO s.r.o., so sídlom Chrapčiakova 1, 052 01 Spišská Nová Ves, IČO: 31 682 731
- Penta Investments, s. r. o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, 851 01 Bratislava, IČO: 47 258 896
- Digital Park I, s.r.o., so sídlom so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, 851 01 Bratislava, IČO: 51 009 871.
- Digital Park II, s.r.o. so sídlom so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, 851 01 Bratislava, IČO: 51 009 773.
- SKY PARK OFFICES s.r.o., so sídlom Digital Park II, Einsteinova 25, 851 01 Bratislava, IČO: 50746529
Sprostredkovatelia aj prípadný subsprostredkovateľ sú zmluvne zaviazaní spracúvať Vaše osobné údaje výlučne na účely, ako sú popísané v týchto pravidlách. Pri ich výbere sme postupovali s náležitou starostlivosťou o Vaše údaje, pričom sme vyberali len také spoločnosti, ktoré prijali primerane technické a organizačné opatrenia v zmysle čl. 32 GDPR tak, aby boli Vaše osobné údaje maximálne chránené. Vaše osobné údaje nie sú sprístupnené tretím stranám na účely ich nezávislého využitia alebo spracovania nad rámec účelov podľa týchto pravidiel.
6. Medzinárodný prenos Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje nie sú prenášané do iných štátov mimo Európskej únie. Softwarový systém, v ktorom sú Vaše osobné údaje spracúvané na základe licenčnej zmluvy medzi Prevádzkovateľom a poskytovateľom softwarového systému, je uložený na serveroch poskytovateľa tohto systému so sídlom v Českej republike.
7. Vaše práva súvisiace so spracúvaním Vašich osobných údajov
GDPR Vám priznáva značný rozsah práv, ktoré rešpektujeme a umožníme Vám uplatňovať ich v plnom rozsahu. V rámci uplatnenia Vašich práv ste oprávnení najmä:
- právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, ktoré je vykonávané na základe článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR;
- požiadať nás o kópiu osobných údajov, ktoré o Vás vedieme, a opis toho ako tieto osobné údaje používame;
- požiadať o nápravu osobných údajov, ktoré o Vás vedieme, ak sa domnievate, že tieto osobné údaje môžu byť nepresné, neaktuálne, nesprávne;
- právo na výmaz Vašich osobných údajov;
- požiadať o poskytnutie Vašich osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame automatizovanými prostriedkami na základe Vášho súhlasu, tretej strane;
- požiadať, aby sme obmedzili používanie Vašich osobných údajov alebo účel ich spracúvania v určitých obmedzených prípadoch.
V prípade ak máte záujem o bližšie informácie o Vašich právach vyplývajúcich z GDPR, ktoré je možné uplatniť voči nám vo vzťahu k spracúvaním Vašich osobných údajov, neváhajte nás kontaktovať. Podrobné informácie nájdete tiež v elektronickom informovaní na našom webovom sídle v záložke „Práva dotknutej osoby“.
Našim záujmom je snažiť sa zodpovedať akékoľvek Vaše otázky a vyriešiť akúkoľvek sťažnosť súvisiacu so spracúvaním Vašich osobných údajov. Ak však máte pocit, že sme Vašu sťažnosť nevyriešili, berte na vedomie, že máte právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Vzor návrhu na začatie konania o ochrane osobných údajov môžete nájsť na webovom sídle Úradu:
Tieto pravidlá spracúvania osobných údajov môžu byť jednostranne kedykoľvek doplnené alebo zmenené.
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Užívateľoch sú:
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Užívateľoch sú:
## B) osobné údaje Administrátorov:
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Administrátorovi sú:
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Administrátorovi sú:
Bez povinných hore uvedených údajov nemôže Užívateľ resp. Administrátor riadne využívať Funkcie Aplikácie.
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Návštevníkovi sú:
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Návštevníkovi sú:
# III. ÚČEL SPRACÚVANIA
Prevádzkovateľ nespracúva žiadne osobné údaje za marketingovými účelmi. Prevádzkovateľ však nemôže ovplyvniť, nekontroluje a ani neurčuje obsah zverejnený tretími stranami (vrátane iných Užívateľov) ostatným Užívateľom prostredníctvom Aplikácie.
# VIII. KONTAKTNÉ ÚDAJE
Za účelom informovania dotkntých osôb v súvislosti s využívaním programu SHARRY WORKPLACE si Vám dovoľujeme uviesť ZÁSADY spracúvania osobných údajov spoločnosti Sharry Europe s.r.o., so sídlom Radlická 663/28, Smíchov, 150 00 Praha, IČO: 05 260 906, ktorá vystupuje v postavení sprostredkovateľa.
# SHARRY WORKPLACE
(ďalej len „Zásady“)
# SHARRY WORKPLACE
(ďalej len „Zásady“)
# I. ÚVOD
Tieto Zásady upravujú pravidlá zhromažďovania a spracúvania osobných údajov prostredníctvom Aplikácie SHARRY WORKPLACE a odpovedajúceho webového rozhrania pre riadenie užívateľských účtov v tejto Aplikácii. Pojmy použité v týchto Zásadách majú nasledujúci význam:
**Aplikácia** označuje mobilnú Aplikáciu, prostredníctvom ktorej môžu Užívatelia využívať Funkcie a zobrazovať obsah súvisiaci s Budovou.
**Budova** označuje jednotlivú budovu alebo komplex budov s kancelárskymi priestormi, pre ktoré je Aplikácia určená.
**Prevádzkovateľom osobných údajov** (ďalej len „**Prevádzkovateľ**“) je spoločnosť (tenant), ktorá si prenajíma komerčné priestory v Budove a pre vlastné účely spracúva osobné údaje skupiny Užívateľov a Administrátorov, ktorí využívajú Aplikáciu či Web Admin Interface, v súvislosti s ich činnosťou pre Prevádzkovateľa, prípadne osobné údaje ich Návštevníkov.
**Užívateľ** označuje fyzickú osobu ako dotknutú osobu v zmysle GDPR, ktorá je registrovaným užívateľom Aplikácie.
**Návštevník** je akákoľvek fyzická osoba, ktorá bola prostredníctvom Aplikácie pozvaná Užívateľom do Budovy, napríklad s cieľom schôdzky.
**Administrátor** je osoba poverená Prevádzkovateľom riadením užívateľských účtov Užívateľov príslušných danému Prevádzkovateľovi a riadením súvisiacich Funkcií, ktorá má pre tento účel prístup do Web Admin Interface.
**Funkcie** označuje súhrnne akúkoľvek funkciu Aplikácie alebo Web Admin Interface, najmä Knihu návštev (Guestbook), Prístup využitím Aplikácie (Access), Parkovanie (Parking), Oznamovanie porúch (Facility report) apod.
**Web Admin Interface** je webové rozhranie vytvorené pre riadenie užívateľských účtov Aplikácie a vybraného obsahu Aplikácie Administrátorom.
**Profil** je užívateľský účet Užívateľa v Aplikácii, ktorý slúži pre identifikáciu Užívateľa a využitie funkcií Aplikácie.
**Právnymi predpismi** sa rozumejú použiteľné právne predpisy týkajúce sa zabezpečenia osobných údajov spracúvaných Prevádzkovateľom, najmä Nariadenie Európskeho Parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „**GDPR**“). Pojmy osobný údaj, Prevádzkovateľ, Sprostredkovateľ, spracúvanie osobných údajov, použité v týchto Zásadách majú totožný význam ako tieto pojmy uvedené v GDPR.
# II. SPRACÚVANÉ OSOBNÉ ÚDAJE
## A) osobné údaje Užívateľov
Prevádzkovateľ zhromažďuje, spracúva, uchováva a zabezpečuje nasledujúce osobné údaje Užívateľov na základe:
- *súhlasu* Užívateľa (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR) udeleného Užívateľom pri registrácii do Aplikácie, pokiaľ nebol tento súhlas dotknutou osobou odvolaný; a ďalej
- *oprávneného záujmu Prevádzkovateľa*, ktorým je riadenie a dohľad nad prístupom Užívateľov do Prevádzkovateľom prenajatých priestorov v Budove, zaistenie bezpečnosti osôb a ochrany majetku, riadenie využitia zdrojov Budovy Užívateľmi a zlepšenie využitia služieb Aplikácie (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Užívateľoch sú:
- E-mailová adresa Užívateľa
- Informácie o priradení Užívateľa ku konkrétnej spoločnosti, ktorá si prenajíma priestory v Budove
- Budova a poschodie, kde Užívateľ vykonáva činnosť pre Prevádzkovateľa
- Údaje o geografickej polohe Užívateľa založené na systéme GPS, pokiaľ Užívateľ využíva Funkciu „Prístup využitím Aplikácie (Mobile Access)“
- Údaje o schôdzke Návštevníka s Užívateľom – čas, názov schôdzky a identifikácia Návštevníka, ktorého Užívateľ pozval prostredníctvom Aplikácie
- IP (internet protocol) adresa zariadenia používaného pre prístup k Aplikácii, ako nevyhnutná súčasť komunikácie medzi zariadením Užívateľa a serverom.
- Informácie o spôsobe využívania Aplikácie, napríklad záznamy o najčastejšie používaných Funkciách, interakcie s jej obsahom, doba a frekvencia ich využitia (ďalej len „*Štatistické informácie*“)
- Technické informácie o Vašom zariadení, napríklad používaný operačný systém, verzia hardware a software, či používané rozlíšenie obrazovky (ďalej len „*Technické informácie*“).
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Užívateľoch sú:
- Meno a priezvisko Užívateľa
- Fotografia v Profile
- Pracovná pozícia / profesia Užívateľa
- Evidenčné číslo vozidla (značka), ktoré Užívateľ zaparkuje v Budove
## B) osobné údaje Administrátorov:
Prevádzkovateľ zhromažďuje, spracúva, uchováva a zabezpečuje nasledujúce osobné údaje Administrátorov na základe:
- *plnenia zmluvy* uzatvorenej medzi Prevádzkovateľom a Administrátorom (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR), na základe ktorej Administrátor vykonáva činnosť pre Prevádzkovateľa; alebo
- nevyhnutnosti spracúvania na účely *oprávnených záujmov Prevádzkovateľa*, ktorým je kontrola Prevádzkovateľa nad administrátorským prístupom do Aplikácie konkrétnym Administrátorom a vykonávanie týchto činností (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Administrátorovi sú:
- E-mailová adresa Administrátora
- Informácie o priradení Administrátora ku konkrétnemu Prevádzkovateľovi, ktorý Administrátora touto činnosťou poveril;
- IP (internet protocol) adresa zariadenia používaného pre prístup k Web Admin Interface, ako nevyhnutná súčasť komunikácie medzi zariadením Administrátora a serverom.
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Administrátorovi sú:
- Meno a priezvisko Administrátora
Bez povinných hore uvedených údajov nemôže Užívateľ resp. Administrátor riadne využívať Funkcie Aplikácie.
## C) osobné údaje Návštevníkov:
Prevádzkovateľ zhromažďuje, spracúva, uchováva a zabezpečuje nasledujúce osobné údaje Návštevníkov na základe:
- nevyhnutnosti spracúvania na účely *oprávnených záujmov Prevádzkovateľa*, ktorým je kontrola vstupu tretích osôb do priestorov v Budove, ktoré si Prevádzkovateľ prenajíma, zaistenie bezpečnosti osôb a ochrany majetku Prevádzkovateľa a tretích osôb (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
Povinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Návštevníkovi sú:
- E-mailová adresa Návštevníka
- Údaje o schôdzke Návštevníka s Užívateľom – čas a názov schôdzky, identifikácia Užívateľa, ktorý Návštevníka pozval prostredníctvom Aplikácie
Nepovinnými údajmi spracúvanými Prevádzkovateľom o Návštevníkovi sú:
- Meno a priezvisko Návštevníka
# III. ÚČEL SPRACÚVANIA
Účelom spracúvania všetkých osobných údajov Užívateľa a Administrátorov je umožnenie využitia Aplikácie a jej Funkcií, vrátane súvisiacich činností nevyhnutných pre prevádzku a ďalší vývoj Aplikácie resp. Web Admin Interface.
Účelom spracúvania všetkých osobných údajov Návštevníkov je umožnenie vstupu Návštevníka do verejnosti neprístupnej časti Budovy, najmä s cieľom uskutočnenia schôdzky Užívateľa a pozvaného Návštevníka, ako aj s cieľom ochrany majetku Prevádzkovateľa a tretích osôb.
S týmto cieľom Prevádzkovateľ všeobecne vykonáva činnosti alebo zaisťuje ich vykonanie Sprostredkovateľom:
- poskytovanie služieb a obsahu Aplikácie resp. Web Admin Interface Užívateľom, vrátane ich prispôsobenia dotknutej osobe;
- komunikácia medzi Užívateľmi a Prevádzkovateľom týkajúca sa riešenia požiadaviek Užívateľov, otázok Užívateľov a oznamovania chýb Aplikácie;
- bežná komunikácia medzi Užívateľmi navzájom v rámci sociálnej interakcie v Aplikácii.
- analytická činnosť (profilovanie Užívateľov v súvislosti s využívaním Aplikácie) v rozsahu nevyhnutnom pre ďalší vývoj a údržbu Aplikácie;
Prevádzkovateľ nespracúva žiadne osobné údaje za marketingovými účelmi. Prevádzkovateľ však nemôže ovplyvniť, nekontroluje a ani neurčuje obsah zverejnený tretími stranami (vrátane iných Užívateľov) ostatným Užívateľom prostredníctvom Aplikácie.
Spracúvanie IP adresy zariadenia je štandardným prvkom elektronickej komunikácie a je nevyhnutné pre sprostredkovanie spojenia medzi zariadením Užívateľa a serverom.
Spracúvanie údajov o geografickej polohe Užívateľa vychádza z informácií uložených v zariadení Užívateľa, ktoré využíva GPS súradnice pre určenie, či sa Užívateľ nachádza v Budove. Tento údaj slúži pre overenie, či je Užívateľ skutočne fyzicky prítomný v Budove, aby mohol byť aktivovaný jeho prístup prostredníctvom Funkcie „Prístup využitím Aplikácie (Mobile Access)“. Údaj o geografickej polohe Užívateľa môže byť využívaný aj pre doručovanie relevantného obsahu Užívateľovi prostredníctvom Aplikácie, napríklad zobrazenie výberu len tých informácií, ktoré sa týkajú osôb nachádzajúcich sa v Budove alebo v určitej vzdialenosti od nej.
Detailný popis jednotlivých Funkcií a spracúvaných osobných údajov:
## Registrácia Užívateľa a poskytovanie obsahu
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje Užívateľa a Administrátorov s cieľom umožniť využitie Funkcií Aplikácie, resp. Web Admin Interface. Osobné údaje sú nevyhnutné pre identifikáciu Užívateľa pri využívaní Aplikácie resp. Administrátora pri využívaní Web Admin Interface, aby tieto Funkcie zobrazovali správny a relevantný obsah vo vzťahu k Užívateľovi či Administrátorovi, najmä na základe vzťahu Užívateľa a konkrétneho Prevádzkovateľa.
## Prístup využitím Aplikácie a Parkovanie (Mobile Access and Parking)
Užívateľa môžu využiť túto Funkciu pre prístup do Budovy a využívať parkovacie miesta v Budove. Prístup do určitých častí Budovy môže vyžadovať určité povolenie pre vstup,, pričom Aplikácia slúži ako spôsob identifikácie Užívateľa s cieľom overenia oprávnenia prístupu do kontrolovanej časti Budovy.
## Sociálne interakcie medzi Užívateľmi
Užívatelia môžu v rámci Aplikácie využívať komunikačnú platformu (diskusné fórum alebo vytváranie spoločenských udalostí), umožňujúce pridávanie vlastných príspevkov a ich ďalšie komentovane inými Užívateľmi, prípadne organizovanie vlastných spoločenských udalostí. Pod každým príspevkom je viditeľné meno a priezvisko Užívateľa, spojitosť Užívateľa s konkrétnym Prevádzkovateľom a fotografia v Profile, pokiaľ ju Užívateľ do Profilu vložil.
## Oznamovanie porúch v Budove (Facility report)
Umožňuje oznamovanie porúch v Budove Prevádzkovateľovi s cieľom odstránenia Užívateľom zistenej poruchy či nefunkčnosti zariadenia v Budove. Pri odoslaní oznámenia poruchy prostredníctvom Funkcie Facility report bude Prevádzkovateľovi poskytnutá e-mailová adresa, meno a priezvisko Užívateľa s cieľom ďalšieho riešenia poruchy.
## Riadenie užívateľských účtov a pozvánok
Administrátor určený daným Prevádzkovateľom riadi prostredníctvom Web Admin Interface registráciu užívateľských účtov príslušného Prevádzkovateľa. Administrátori rôznych spoločností prenajímajúcich si iné priestory v Budove nemajú prístup k osobným údajom súvisiacim s inými Prevádzkovateľmi.
Užívateľ môže prostredníctvom pozvánky odoslané na e-mailovú adresu Návštevníka umožniť vstup pozvaného Návštevníka do Budovy. Základné osobné údaje nevyhnutné pre identifikáciu Návštevníka sú prístupné osobám zabezpečujúcim recepčné služby Budovy prostredníctvom rozhrania Aplikácie. Návštevník získa v pozvánke osobné údaje Užívateľa v rozsahu e-mailové adresy, a označenia spoločnosti, pre ktorú Užívateľ vykonáva činnosť v Budove, označenie Budovy a príslušného poschodia, potrebné na účely jeho návštevy.
## Využitie parkovacích miest
V prípade využitia parkovacích miest Užívateľom Prevádzkovateľ spracúva tiež evidenčné číslo vozidiel (značky) s cieľom umožnenia vjazdu na parkovacie miesto v Budove.
## Štatistika a zlepšovanie Funkcií
Prevádzkovateľ spracúva časť osobných údajov formou profilovania Užívateľov, a to vyhodnotením ich chovania na základe zhromaždených Štatistických informácií a Technických informácií, výlučne s cieľom zlepšovania Funkcií, vývoja Aplikácie a odstraňovania jej prípadných chýb.
## Bežná komunikácia s Prevádzkovateľom
V rámci využitia Aplikácie, resp. Web Admin Interface a zlepšovania Funkcií môže Prevádzkovateľ komunikovať s cieľom riešenia požiadaviek, otázok, oznámení porúch Aplikácie a súvisiacej komunikácie, pre ktorú využíva základné údaje o Užívateľovi, ako napríklad meno, priezvisko, emailová adresa a Technické údaje.
# IV. ZABEZPEČENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ zabezpečuje spracúvané osobné údaje v súlade s Právnymi predpismi a spracúva ich sám alebo prostredníctvom Sprostredkovateľov výlučne v súlade s účelom, pre ktorý tieto osobné údaje zhromaždil.
Prevádzkovateľ dbá o to, aby osobné údaje boli presné a v prípade potreby aktualizované. Pokiaľ zistí ich nepresnosť, v súlade s Právnymi predpismi osobné údaje opraví.
K automatizovanému rozhodovaniu na základe osobných údajov nedochádza.
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje formou profilovania:
* v rozsahu automatizovaného spracúvania GPS lokalizácie zariadenia Užívateľa, s cieľom umožnenia prístupu Užívateľa do časti Budovy vyžadujúcej zvláštne povolenie, v prípade využitia Funkcie „Prístup využitím Aplikácie (Mobile Access)“;
* v rozsahu Štatistických informácií a Technických informácií potrebných pre analytický rozbor chovania Užívateľov pri využívaní Aplikácie, s cieľom jej vylepšenia.
# V. PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV A SPROSTREDKOVATELIA
Spracúvanie osobných údajov Prevádzkovateľ vykonáva okrem iného prostredníctvom spoločnosti Sharry Europe s.r.o., IČO: 05260906, sídlom na adrese Radlická 663/28, Smíchov, 150 00 Praha 5, Česká republika (ďalej len „**Sharry**“), ktorá Prevádzkovateľovi poskytuje Aplikáciu ako službu.
Spoločnosť Sharry využíva ďalších sprostredkovateľov vykonávajúcich technické zabezpečenie Funkcií pre Aplikáciu a podporné činnosti.
Prevádzkovateľ ďalej využíva pre spracúvanie určitých osobných údajov v súvislosti s využitím Funkcie „Facility Reporting“ tiež služieb spoločností poskytujúcich podporné činnosti v súvislosti s prenájmom priestorov v Budove, napríklad recepčné služby Budovy.
Osobné údaje Užívateľa budú sprístupnené v prostredí Aplikácie a Prevádzkovateľ ich zobrazí ostatným Užívateľom v prípade, že Užívateľ využije Funkciu „Fórum.“ Vložením príspevku do Fóra v Aplikácii sa všetkým ostatným Užívateľom Aplikácie môže zobraziť e-mail, meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa, pracovná pozícia a vzťah ku konkrétnemu Prevádzkovateľovi, prípadne vložená fotka Užívateľa v Profile. Prevádzkovateľ však neovplyvňuje obsah vkladaný Užívateľmi do príspevkov na Fóru, ani za ne nepreberá zodpovednosť.
V súvislosti s využitím Funkcie „Kniha návštev (Guestbook)“ a pozvaním Návštevníka sú základné identifikačné údaje Užívateľa poskytnuté tomuto Návštevníkovi.
Spracúvanie niektorých osobných údajov (GPS lokalizácie a pozície Užívateľa vo vzťahu k Budove) môže prebiehať za využitia sprostredkovateľov alebo na serveroch nachádzajúcich sa mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, konkrétne v USA. Tento prenos splňuje požiadavky podľa článku 45 GPDR na základe existujúceho rozhodnutia Komisie EU o primeranosti ochrany. Prevádzkovateľ v takom prípade využíva výlučne sprostredkovateľov zapojených v programe EU-U.S. Privacy Shield.
# VI. DOBA SPRACÚVANIA
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje výlučne po dobu trvania zákonného dôvodu ich spracúvania.
Pokiaľ je zákonným dôvodom spracúvania osobných údajov len súhlas Užívateľa, Prevádzkovateľ tieto osobné údaje spracúva po dobu trvania súhlasu Užívateľa a bezodkladne po jeho odvolaní tieto osobné údaje odstráni. Odvolaním súhlasu Užívateľa so spracúvaním osobných údajov dôjde k odstráneniu osobných údajov príslušného Užívateľa v Aplikácii. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu budú spracúvané po dobu trvania oprávneného záujmu.
Lokalizačné údaje GPS sú spracúvané výlučne po nevyhnutnú dobu pre zistenie polohy Užívateľa, resp. vyhodnotenia relevantnosti obsahu v Aplikácii pre Užívateľa podľa jeho aktuálnej polohy.
# VII. VAŠE PRÁVA
Prevádzkovateľ Vás informuje, že máte právo:
- Udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek odvolať;
- požadovať od Prevádzkovateľa informácie, aké osobné údaje spracúva a získať ich kópie;
- získať prístup k svojim osobným údajom a informáciám týkajúcim sa:
- účelu spracúvania
- kategórie dotknutých osobných údajov
- príjemcov alebo kategórií príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcom v tretích krajinách alebo medzinárodným organizáciám
- predpokladanej doby uchovávania osobných údajov, ak je to možné, alebo ak to nie je možné, kritériá na jej určenie
- existencie práva požadovať od Prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa Vás alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, alebo práva namietať proti takémuto spracúvaniu
- akékoľvek dostupné informácie o zdroji osobných údajov, ak neboli získané od Vás
- existencie automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania uvedeného v článku 22 ods. 1 a 4 GDPR a v týchto prípadoch aspoň zmysluplné informácie o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre Vás ako dotknutú osobu
- na opravu osobných údajov alebo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia;
- vymazanie všetkých alebo niektorých osobných údajov a obmedzenie ich spracúvania za podmienok stanovených v GDPR;
- na prenos Vašich osobných údajov;
- aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú; to neplatí okrem iného v prípade, ak je rozhodnutie založené na Vašom výslovnom súhlase;
- podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týka, je v rozpore s GDPR, a právo na účinné správne a súdne prostriedky nápravy;
- na náhradu utrpenej škody od Prevádzkovateľa alebo Sprostredkovateľa, ak utrpíte v dôsledku porušenia GDPR majetkovú alebo nemajetkovú ujmu;
- dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ak je splnený niektorý z týchto dôvodov
- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali
- súhlas odvoláte a neexistuje iný právny základ pre ich spracúvanie
- osobné údaje boli spracúvané nezákonne
- musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa právnych predpisov, ktorým Prevádzkovateľ podlieha;
- získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte;
- preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby Vám Prevádzkovateľ, bránil;
- požadovať obmedzenie spracúvania osobných údajov, pokiaľ:
- napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho Prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov
- je spracúvanie protizákonné a namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia
- Prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov
- namietate voči spracúvaniu, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane Prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi;
- namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané na základe článku 6 ods. 1 písm. e) alebo f) GPDR. Právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie máte aj v prípade spracúvania osobných údajov pre účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.
# VIII. KONTAKTNÉ ÚDAJE
V prípade akýchkoľvek otázok či pripomienok týkajúcich sa zabezpečenia osobných údajov spracúvaných prostredníctvom Aplikácie alebo Web Admin Interface sa môžete obrátiť na Prevádzkovateľa na vyššie uvedenej adrese jeho sídla, prípadne prostredníctvom Sprostredkovateľa Sharry elektronicky na e-mailovej adrese **support@sharryeurope.com**.
Na tejto adrese je možné uplatňovať práva Užívateľa týkajúce sa Prevádzkovateľa, najmä odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov alebo žiadať o opravu osobných údajov.